I segreti per progettare una riunione efficace

Come si fa una riunione efficace?

Ti sei mai chiesto come si fa una riunione efficace?

Alcune aziende ne fanno poche, altre ne fanno troppe, ma il problema non è nella quantità di riunioni indette ma nella QUALITA’! Infatti indire riunioni continue che non portano a nulla che senso avrebbe?

La riunione EFFICACE è uno degli strumenti più importanti che un leader ha per avere chiara la situazione della sua impresa. Esistono però vari tipi di riunione: per esempio la Riunione Vertice che  è un incontro da svolgere con cadenza regolare, possibilmente una volta a settimana, con il team ristretto della Microimpresa!
È importante che sia regolare e che non “salti” per mille motivi diversi. È il momento in cui le persone migliori della Microimpresa! si siedono allo stesso tavolo per prendere le decisioni importanti su commesse e compiti relativi ai giorni successivi e spesso DECRETA il successo o l’insuccesso dei lavori stessi. Essendo così importante va quindi difesa da ritardi e interferenze. La riunione vertice è un vero e proprio strumento di lavoro: usalo!

Allo stesso modo esistono riunioni fra i collaboratori dello stesso settore, fra la direzione e un responsabile, oppure riunioni periodiche di team. Tutte sono molto importanti ma devono portare dei risultati ed essere quindi efficaci.

I segreti per progettare una riunione efficace

I segreti per progettare una riunione efficace

A cosa serve la riunione

Le riunioni periodiche in azienda possono servire a:

  • Programmare le attività per la settimana successiva.
  • Fare il punto sulla settimana trascorsa.
  • Condividere esperienze e idee.
  • Decidere, se serve, la comunicazione interna/ esterna da diffondere, puntualizzando cosa dire e come dirlo. Ad esempio, eventi, comunicati stampa, pubblicità…
  • Darsi feedback. 
  • Fare brainstorming, cioè cercare insieme idee e proposte a ruota libera.
  • Fare Ricerca e Sviluppo. 
  • Fare un piccolo momento di formazione interna 

Come organizzare una riunione efficace

Organizza sempre le riunioni, al vertice della tua azienda o negli eventuali reparti specifici, con un ordine del giorno, così eviterai sprechi di tempo. Ad esempio, se la riunione dura tre ore potrebbe essere suddivisa in diverse parti in cui svolgere i temi di:

Ricerca e Sviluppo 30 minuti,
Organizzazione 90 minuti,
Formazione 60 min.

In un bar o in un negozio di abbigliamento potresti fare 30 minuti parlando di cosa scrive Bar Giornale (rivista autorevole di settore) o simili per l’abbigliamento e faresti così ricerca e sviluppo per la tua attività. Poi potresti pianificare la settimana entrante ed eventualmente azzerare incomprensioni che si sono create la settimana appena passata (organizzazione). Infine, potresti chiudere con un momento formativo, dove insegni e condividi con gli altri alcuni principi di vendita, marketing, leadership eccetera, magari utilizzando per esempio Un buon manuale di business come quello che stai leggendo ora.

Insomma non si va alle riunioni impreparati ma sempre con progetti alla  mano, orari e tempi da rispettare per ogni argomento. Può essere utile lasciare un momento finale di 15 minuti per le “varie ed eventuali” del caso.

Per punti è meglio evitare:

  • riunioni senza fine che si perdono in discussioni o vanno fuori dall’ordine del giorno
  • riunioni in cui una persona parla troppo di sé o interrompe con argomenti non previsti o fuori luogo solo per mettersi in mostra
  • riunioni che non hanno un obiettivo iniziale e non prevedono chiari compiti da affidare

Questa è la prima parte dell’articolo, leggi la seconda parte:
Come gestire una riunione efficace – Parte II


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